Một trong những yêu cầu được nhà tuyển dụng khá quan tâm khi tuyển lễ tân là yếu tố ngoại hình ưa nhìn. Với yêu cầu như vậy – nhân viên lễ tân sẽ đảm nhận những công việc gì – cùng chonmuacanho.com tìm hiểu nhé!

*

Công việc nhân viên lễ tân gồm những gì? (Ảnh nguồn Khách sạn Midtown Huế)

► Nhân viên lễ tân làm việc ở đâu?

Với nhu cầu tuyển dụng hiện nay, nhân viên lễ tân có thể làm việc cho nhiều môi trường khác nhau:

- Nhân viên lễ tân khách sạn

- Nhân viên lễ tân nhà hàng

- Nhân viên lễ tân spa

- Nhân viên lễ tân tòa nhà

- Nhân viên lễ tân doanh nghiệp…

Theo 5 môi trường làm việc của lễ tân trên đây, có thể chia thành 3 nhóm với tính chất và các nhiệm vụ công việc khác nhau, gồm:

- Nhóm nhân viên lễ tân khách sạn: thực hiện công việc check-in, check-out và phục vụ - giải quyết tất cả các yêu cầu của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn.

Bạn đang xem: Công việc của lễ tân khách sạn là gì

- Nhóm nhân viên lễ tân nhà hàng – spa: đón tiếp, hướng dẫn, cung cấp các thông tin dịch vụ cho khách.

- Nhóm nhân viên tòa nhà – doanh nghiệp: đón tiếp khách đến làm việc và thực hiện các công việc văn phòng.

►Bản mô tả công việc nhân viên lễ tân khách sạn

Nhiệm vụ chính

Công việc cụ thể

Đón tiếp, thực hiện quy trình check-in

- Xác nhận với bộ phận buồng phòng, danh sách phòng khách đặt trong ngày đã sẵn sàng đón khách.

- Thực hiện quy trình check-in đón khách theo tiêu chuẩn khách sạn:

+ Chào khách niềm nở.

+ Hỏi thông tin khách đặt phòng. Nếu là khách walk-in thì giới thiệu phòng còn trống để khách chọn.

+ Hỏi mượn chứng minh nhân dân/ Passport của khách – làm thủ tục nhận tiền đặt cọc, thanh toán.

+ Chỉ dẫn khách điền mẫu đơn xác nhận lưu trú tại khách sạn.

+ Thông báo cho khách biết thời gian ăn sáng – các dịch vụ miễn phí – có phí của khách sạn, các dịch vụ du lịch liên quan: thuê xe, đặt tour…

+ Giao thẻ phòng/ chìa khóa để nhân viên hành lý dẫn khách đến phòng.

+ Chúc khách có thời gian lưu trú vui vẻ tại khách sạn.

- Sau khi khách lên phòng, lễ tân đánh dấu - sắp xếp CMT/ Passport của khách theo đúng thứ tự phòng.

- Tiến hành khai báo tạm trú – hoàn tất hồ sơ khách đặt phòng.

Giới thiệu, tư vấn, bán dịch vụ cho khách

- Qua điện thoại hoặc trực tiếp giới thiệu, khuyến khích khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn: nhà hàng, bar, giặt là, spa, gym, yoga,…

- Giới thiệu, tư vấn khách sử dụng dịch vụ của các đơn vị liên kết: cho thuê xe, mua vé tham quan – sự kiện, đặt tour, mua đặc sản…

Phục vụ, đáp ứng các yêu cầu của khách trong thời gian lưu trú

- Thực hiện yêu cầu chuyển phòng của khách khi có sự cố hư hỏng trang thiết bị hay khách muốn nâng hạng phòng…

- Giữ chìa khóa phòng cho khách khi khách đi ra ngoài.

- Bảo quản tư trang và tài sản khi khách gửi.

- Báo thức khách theo yêu cầu.

- Xử lý các cuộc gọi đến và đi từ phòng khách.

- Gửi – nhận thư từ, fax, bưu phẩm của khách lưu trú.

- Hỗ trợ khách đặt phòng khách sạn, đặt vé phương tiện di chuyển cho hành trình tiếp theo.

- Phối hợp bộ phận liên quan giải quyết các phàn nàn – khiếu nại của khách.

- Cung cấp các thông tin hữu ích cho khách: địa chỉ ngân hàng, thông tin đại sứ quán, giá cả các mặt hàng…

Thực hiện quy trình check-out

- Phối hợp với các bộ phận dịch vụ của khách sạn, nhận các phiếu chi phí dịch vụ - cập nhật đúng vào hồ sơ thanh toán của từng phòng khách.

- Thực hiện quy trình check-out:

+ Nhận thẻ/ chìa khóa phòng của khách.

+ Liên hệ bộ phận buồng kiểm tra phòng khách: minibar, tình trạng sử dụng các trang thiết bị…

+ Thăm dò ý kiến của khách về chất lượng dịch vụ của khách sạn - nếu có phiếu khảo sát thì mời khách tham gia đánh giá.

+ Ghi nhận thông tin kiểm tra từ bộ phận buồng, cập nhật thông tin chi tiêu của khách.

+ Xác nhận lại với khách những dịch vụ đã sử dụng trong thời gian lưu trú.

+ Thực hiện thủ tục thanh toán cho khách bằng tiền mặt/ thẻ tín dụng.

+ Trả lại đúng Passport/ CMT cho khách.

Xem thêm: Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Xây Dựng Công Nghiệp Và Đô Thị Việt Nam

+ Chào khách và hẹn gặp lại.

Ngoài ra, nhân viên lễ tân còn thực hiện các công việc khác khi được quản lý cấp trên yêu cầu.

*

Nhân viên lễ tân khách sạn cần niềm nở khi chào đón khách (Ảnh nguồn Khách sạn Sincerity Hội An)

►Bản mô tả công việc nhân viên lễ tân nhà hàng – spa

Nhiệm vụ chính

Công việc cụ thể

Công việc chuẩn bị đầu ca

- Làm vệ sinh khu vực quầy lễ tân.

- Sắp xếp gọn gàng menu/ tờ rơi/ tập gấp giới thiệu dịch vụ.

Đón tiếp khách

- Chào đón khách đến sử dụng dịch vụ.

- Nhiệt tình tư vấn, giới thiệu thông tin dịch vụ - các chương trình ưu đãi, khuyến mãi cho khách.

- Hướng dẫn khách quy trình sử dụng các dịch vụ.

Quản lý các booking

- Tiếp nhận thông tin booking dịch vụ của khách qua email, điện thoại hoặc trực tiếp.

- Báo cáo tình hình booking của khách cho Quản lý/ Giám sát để triển khai các công việc chuẩn bị phục vụ khách.

Các công việc khác

- Phối hợp với nhân viên/ bộ phận liên quan đáp ứng các yêu cầu, giải quyết các phàn nàn của khách.

- Vào cuối ca, ghi sổ bàn giao công việc, ghi rõ các lưu ý cần thực hiện cho lễ tân ca sau.

- Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.

►Bản mô tả công việc nhân viên lễ tân tòa nhà – doanh nghiệp

Nhiệm vụ chính

Công việc cụ thể

Tiếp đón khách đến làm việc

- Chào đón khách đến làm việc, tìm hiểu nhu cầu gặp ai – làm gì…

- Liên hệ xác nhận với nhân viên/ phòng ban liên quan có khách đến làm việc.

- Chỉ dẫn khách thực hiện theo yêu cầu .

Trực điện thoại

- Tiếp nhận các cuộc gọi đến, chuyển cuộc gọi cho bộ phận liên quan.

- Đảm bảo cung cấp các thông tin hướng dẫn chính xác.

Xử lý thư từ - bưu phẩm

- Tiếp nhận thư từ, bưu phẩm được chuyển đến – chuyển giao cho người nhận.

- Thực hiện việc gửi thư từ, bưu phẩm…cho các đơn vị bên ngoài khi được yêu cầu.

- Cập nhật, lưu trữ thông tin tiếp nhận – chuyển phát thư từ, bưu phẩm hàng ngày.

Thực hiện các công việc văn phòng

- Thực hiện công việc photo, in ấn tài liệu… khi được yêu cầu.

- In ấn tài liệu chuẩn bị cho các cuộc họp.

- Tham gia chuẩn bị trà nước, thức ăn nhẹ cho các cuộc họp.

Các công việc khác

- Soạn thảo văn bản hành chính khi có yêu cầu.

- Cung cấp biểu mẫu được giao quản lý cho nhân viên/ bộ phận.

- Thực hiện các yêu cầu công việc khác.

Trên đây là 3 bản mô tả công việc lễ tân tương ứng với các môi trường làm việc khác nhau – hy vọng sẽ giúp các bạn ứng viên chuẩn bị ứng tuyển vào vị trí công việc này biết mình cần làm khi được tuyển dụng làm nhân viên lễ tân.